Firmenwagen Privatnutzung:
Was ist erlaubt und was nicht?

Die gute Nachricht zuerst: Wenn Sie Arbeitnehmer mit Dienstwagen sind, müssen Sie sich über die 50-%-Grenze in der Regel keine Gedanken machen. Entscheidend ist hier, ob Ihr Arbeitgeber die Privatnutzung erlaubt und wie der geldwerte Vorteil versteuert wird.

Wichtiger ist die 50-%-Grenze für Selbstständige und Freiberufler. Hier geht es um die Frage, ob ein Fahrzeug steuerlich zum Betriebsvermögen zählt:

• Wird ein Fahrzeug zu über 50 Prozent dienstlich genutzt, zählt es zum sogenannten notwendigen Betriebsvermögen. Die Privatnutzung des Firmenwagens wird dann nach der 1%-Regelung oder mit der Fahrtenbuch-Methode versteuert.
• Wird ein Fahrzeug zwischen 10% und 50% dienstlich genutzt, gibt es die Wahlmöglichkeit: entweder Betriebs- oder Privatvermögen. Man nennt das auch gewillkürtes Betriebsvermögen. Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, wird die Privatnutzung nicht nach der 1-%-Regelung, sondern auf Basis der tatsächlichen Kosten ermittelt. Wird er hingegen dem Privatvermögen zugeordnet, lassen sich alle betrieblichen Fahrten pauschal abrechnen (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) oder nach konkreten Einzelnachweisen.
• Wird ein Fahrzeug unter 10 Prozent dienstlich genutzt, zählt es zwingend zum Privatvermögen. Es gibt kein Wahlrecht mehr. Auch hier werden betriebliche Fahrten entweder pauschal abgerechnet (0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer) oder nach tatsächlichen Kosten.

Als Arbeitnehmer mit Dienstwagen müssen Sie sich über all das keine Gedanken machen. So lange Ihr Chef es erlaubt und es mit Ihren vertraglichen Regelungen übereinstimmt, dürfen Sie so viel privat fahren, wie Sie mögen – und nach der von Ihnen gewählten Methode steuerlich ansetzen.

Was regelt der Dienstwagen-Überlassungsvertrag?

In einem Dienstwagen-Überlassungsvertrag regeln Sie mit Ihrem Arbeitgeber alle wichtigen Details rund um Ihren Firmenwagen und die Privatnutzung. Oft ist der Dienstwagen-Überlassungsvertrag auch Teil des Arbeitsvertrages. Folgende Punkte sollten darin geklärt sein:

• Wer darf den Dienstwagen außer Ihnen nutzen: Ehepartner, Kinder, Freunde?
• Wie wird der geldwerte Vorteil versteuert: mit der 1%-Regelung oder einem Fahrtenbuch?
• Welche Regeln gelten für die Firmenwagen-Privatnutzung?
• Mit dem Firmenwagen in Urlaub: Welche Länder sind erlaubt? Wie oft darf man mit dem Dienstwagen in Urlaub? Wer trägt die Reisenebenkosten, zum Beispiel Tanken im Ausland?
• Gibt es Tankkarten? Wie wird das Benzin für die Privatfahrten mit dem Dienstwagen abgerechnet?

Wie viele Kilometer darf ich mit meinem Firmenwagen privat fahren?

Für Ihren Dienstwagen haben Sie eine erlaubte Jahresfahrleistung. Sie ergibt sich aus den Konditionen des Leasingvertrages. Meistens sind es 15.000 bis 30.000 Kilometer pro Jahr. Arbeiten Sie viel im Außendienst, kann die vereinbarte Fahrleistung auch darüber liegen. Wichtig ist: Entscheidend ist nicht nur, wie viel Sie fahren, sondern auch, was im Vertrag zur Privatnutzung erlaubt ist.

Wer darf mit dem Firmenwagen privat fahren?

Auch das regelt der Dienstwagen-Überlassungsvertrag. Ob neben Ihnen auch Ihr Partner oder andere Familienangehörige den Firmenwagen nutzen dürfen, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen und dem Versicherungsschutz ab.

Deshalb gilt: Lassen Sie den Firmenwagen nur von Personen fahren, die ausdrücklich erlaubt sind. Sonst kann es im Schadenfall unnötig kompliziert werden.

Gehört zur Privatnutzung meines Firmenwagens auch eine Auslandsfahrerlaubnis?

In vielen Fällen sind auch Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen möglich. Ob Sie damit ins Ausland fahren dürfen, regelt aber in erster Linie Ihr Dienstwagen-Überlassungsvertrag. Im Zweifel sprechen Sie Ihren Arbeitgeber noch einmal darauf an.

Idealerweise klärt der Vertrag alle wichtigen Fragen rund um Dienstwagen und Urlaub, zum Beispiel:

• Welche Länder sind erlaubt?
• Wie oft darf man mit dem Dienstwagen in Urlaub?
• Wer trägt die Reisenebenkosten, zum Beispiel Tanken im Ausland?

Wer übernimmt die Benzinkosten für private Fahrten und Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen?

Bei einem Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber klassischerweise sämtliche Kosten des Fahrzeugs: Versicherung, Wartung und Verschleiß – und eben auch die Benzinkosten – im privaten Alltag wie auch bei Fahrten im Urlaub. Allerdings kann der Dienstwagen-Überlassungsvertrag auch hier besondere Regeln enthalten, zum Beispiel Ihre Beteiligung an den Tankkosten für die Firmenwagen-Privatnutzung, insbesondere im Urlaub.

Zahlt die Versicherung des Firmenwagens für Schäden aus der Privatnutzung?

Ob die Versicherung für Schäden aus der Privatnutzung des Firmenwagens zahlt, ist eine Frage, wie die Police ausgestaltet ist. Meistens tut sie das. Sprechen Sie auf jeden Fall im Vorfeld mit Ihrem Arbeitgeber darüber und achten Sie darauf, dass das Versicherungsthema im Dienstwagen-Überlassungsvertrag klar geregelt ist.

Was kostet mich die Privatnutzung meines Firmenwagens?

Die Privatnutzung Ihres Firmenwagens ist nicht kostenlos: In der Regel entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Für Sie fallen dadurch Steuern und Abgaben an. Das ist oft günstiger, als ein vergleichbares Auto privat zu finanzieren. Außerdem müssen Sie sich um laufende Kosten wie Wartung, Versicherung oder Reifen nicht kümmern – die übernimmt Ihr Arbeitgeber. Übrigens: Eine Gehaltsumwandlung per Firmenwagen kann Ihr Bruttogehalt senken – was möglicherweise Ihre Steuer- und Abgabenlast reduziert.