12 Fragen an Kerstin Czekanowski von der Lenze Gruppe

Klar, Google Maps navigiert Sie ans Ziel – und kostet Sie keinen Cent. Navigationsgeräte sind in vielen Firmenmietwagen bereits eingebaut – oder Sie mieten diese kostengünstig hinzu. Navigationsapps gibt es wie Sand am Meer, in den verschiedensten Ausführungen, inklusive Tankstellenanzeige, offline-Funktion – oder Spurassistenten. Hier stellen wir Ihnen ein paar vor.

Mit SIXT haben wir einen Exklusivvertrag der wahrscheinlich schon 10 Jahre läuft. Die Vertragsverhandlungen liegen beim Einkauf. Als ich das Travel Management im letzten Jahr übernommen habe, haben wir uns neu aufgestellt.

Wir sind immer im engen Austausch sowohl mit dem Einkauf, als auch mit meiner SIXT Ansprechpartnerin, um reibungslose Mobilität sicherzustellen.

Der Fokus liegt bei uns bei SIXT rent, also hauptsächlich buchen wir bei SIXT Mietwagen für Dienstreisen. Dazu kommt peu a peu das Mieten von Transportern. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zum Kunden fahren soll und viel Equipment dabei hat, dann greifen wir gerne auf die Transporter von SIXT zu. Aber der Hauptfokus ist die Firmenwagenmiete mit SIXT rent.

Es gibt bei SIXT eine Menge zusätzlicher Produkte, die wir unseren Dienstreisenden zur Verfügung stellen. Wir nutzen zum Beispiel SIXT ride als Flughafenshuttle, den buchen die Mitarbeiter bequem online. Wenn es über die Langzeitmiete hinausgeht, nutzen wir mit SIXT auto abo das Auto Abo als Alternative. Den Online Check-in nutzen wir auch sehr gerne. Wir tauschen uns regelmäßig mit unseren SIXT Ansprechpartnern zu neuen Produkten aus. Besonders, wenn Mitarbeiter eine Anfrage an mich stellen, um zu schauen, wie wir dieses Anliegen am besten lösen. Unseren Kolleginnen und Kollegen in Österreich und der Schweiz steht übrigens das gleiche Angebot zur Verfügung. Wir stimmen uns regelmäßig über Änderungen und Neuerungen ab.

Viele haben einen Dienstwagen, gerade die Außendienstmitarbeiter müssen mobil sein. Aber natürlich fahren auch die leitenden Angestellten und Geschäftsführer Firmenwagen. Ansonsten nutzen alle anderen Mitarbeiter Mietwägen gemäß der internen Reiserichtlinie. Wir setzen darauf, anstelle der Nutzung von Privat-PKW , da letzteres mit vielen Nachteilen für Mitarbeiter und Firma verbunden ist. Früher hatten wir zudem Poolfahrzeuge im Angebot, aber inzwischen sind wir auf die Mietoption umgeschwenkt. Die Dienstwagenflotte steht auch zur Privatnutzung frei.

Wir nutzen SIXT auch in den USA, hauptsächlich als Anfahrtsmöglichkeit zu unserem Standort in Uxbridge, für die Dienstreisenden aus Deutschland. Das heißt, unser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fliegen nach Boston und von dort geht es mit dem Mietwagen zu unserem anderthalb Stunden entfernten Standort weiter. Mit meinen SIXT Ansprechpartnern hier haben wir eine Lösung gefunden, die ansonsten gängige Maximalmietdauer von 28 Tagen zu verlängern, ohne dass die Mitarbeiter zwischendurch an die Station zur Vertragserneuerung während ihres zwei- bis dreimonatigem Aufenthalts müssen.

Letztendlich war es für uns wichtig, dass wir eine hohe Verfügbarkeit haben. Die Station bei uns in Hameln ist sehr gut aufgestellt und macht viel möglich. Gerade der Zusatzservice mit Zustellung und Abholung ist interessant für uns, das funktioniert wirklich hervorragend. Der Service passt da einfach wirklich gut! Auch die Absprache mit unseren SIXT Ansprechpartnern ist wirklich top, auch die entsprechenden Vertretungen sind immer gut. Ansonsten kommen Rechnungsbelege zeitnah, es gibt einen direkten Ansprechpartner hierfür. Vorteile für uns sind der Rundumservice, der sehr gut passt. Dieses war in der Vergangenheit mit anderen Mietwagenanbietern nicht so ausgeprägt, das läuft bei SIXT reibungsloser.

Automatisierung ist nicht nur ein aktueller Trend, sondern findet auch bei uns im Unternehmen aktiv statt. Bei der Digitalisierung unserer Reisekostenabrechnung verwende ich beispielsweise den Business Hub von SIXT, um meine Statistiken abzurufen. Mein Vorteil: Ich muss keine Anfrage stellen, sondern habe direkten Zugriff. Gerade in Hinsicht auf die App-Nutzung mit Online Check-in und weiteren digitalen Angeboten ist das für uns optimal. Da ich die Einladungen via Business Hub verschicke, habe ich auch immer den Überblick, wer die Möglichkeit zum Online Check-in hat und kann den Kollegen entsprechend informieren.

Für den Einsatz unserer Reisekostenrichtlinie haben wir bei Egencia die Klassen gemäß SIXT angelegt. Selbst wenn ich über das Online Business Portal oder die Mitarbeiter über die App buchen, haben wir bereits Eingrenzungen vorgenommen, zum Beispiel Tankservice ausgeschlossen. Dieses ist wichtig, da das Auto gemäß Reiserichtlinie vollgetankt zurückzugeben ist. Anfang des Jahres haben wir die Umsetzung neu aufgesetzt, da wir in der Vergangenheit doch immer wieder Rechnungen über Tankservice der Mitarbeiter erhalten haben. Beispielsweise sind auch zusätzliche Versicherungspakete sind ausgeschlossen. Dank der Integration der Reiserichtlinie konnten wir unseren Buchungsprozess optimieren und die für alle beste Lösung einbinden.

Wir haben ab und zu Schadensmeldungen, das wird innerhalb von 14 Tagen bearbeitet. Alles geht intern seinen Gang – und der Prozess funktioniert reibungslos. Die Mitarbeiter erledigen die notwendigen Schritte digital selbstständig, so dass das Travel Management nur noch bei Fragen als Ansprechpartner fungiert. Die Automation erspart viel Zeit.

Dank der Verknüpfung von Egencia zur App wird die Buchung importiert. Die Mitarbeiter greifen somit direkt auf die Buchung zu, verwalten ihre Buchung selbst. Stornieren, Umbuchen sowie Taxiservice und der Online Check-in sind geschätzte Funktionen bei den Mitarbeitern. Und der Wechsel zwischen einer Buchung zum Firmentarif oder Privatmiete ist einfach und schnell erledigt. Die Mitarbeiter nutzen die App regelmäßig, bei Fragen unterstützt das Travel Management. Das Angebot wird gut angenommen, die Einführung war problemlos, viele Mitarbeiter hatten die App schon und somit wurden ihnen nur weitere Möglichkeiten freigeschaltet, wie SIXT ride und der Online Check-in. Das Zusatzangebot wird oft und gerne genutzt.

Aktuell nutzen wir zwei Elektromodelle, diese sind aber eher Shuttlefahrzeuge. Der Service wird noch nicht entsprechend genutzt. Wir werden zukünftig unseren Mitarbeitern E-Modelle anbieten und arbeiten an entsprechenden Pool- und Mobilitätslösungen. Es ist aber auf jeden Fall angedacht, diese in die Reiserichtlinie zu integrieren, um damit zum Beispiel das Mieten von elektrischen Automieten möglich zu machen.

Das ist eine gute Frage! Mit der fortschreitenden Digitalisierung sollte das Mieten immer einfacher werden, aber dennoch die Flexibilität gehalten werden. Und schlussendlich: dass wir weiterhin exklusiv mit SIXT zusammenarbeiten und wir nur einen Mobilitätsdienstleister nutzen, bei dem alles passt.