Die Häufigsten Suchanfragen zu Dienstreisen

Nach einer Phase der Reisebeschränkungen feiert die Dienstreise ein Comeback. Nachdem die Anzahl der Dienstreisen während der Jahre 2020 und 2021 stark zurückging, setzen viele Unternehmen wieder darauf, Geschäftspartner und Personal an anderen Standorten persönlich zu treffen. Doch Unternehmen und ihre Mitarbeitenden müssen sich erst wieder an Dienstreisen gewöhnen. SIXT ride hat analysiert, welche Suchanfragen zum Thema Geschäftsreisen am häufigsten gegoogelt wurden. Hier haben wir die Antworten auf die häufigsten Fragen zu Dienstreisen zusammengestellt

Machen Dienstreisen wirklich einen Unterschied?

Tools für Videokonferenzen leisteten während der Reisebeschränkungen wertvolle Dienste. Sie ermöglichten den Menschen, trotz pandemiebedingter Reisebeschränkungen intern wie extern zusammenzuarbeiten. Dienstreisen sind wieder im Kommen, das legt zumindest eine Analyse der häufigsten Suchanfragen auf Google nahe, die SIXT ride in Auftrag gegeben hat.

Welche Regeln gelten für Dienstreisen?

In ihren Reiserichtlinien legen Unternehmen dar, welche Kosten übernommen werden und welche Pauschalen für Verpflegung, Unterkunft und Transport gelten. Zudem regeln Unternehmen in den Reiserichtlinien, wie eine Dienstreise abgerechnet wird, welche Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug drin sind und ob Flughafentransfer oder die Fahrt mit dem Taxi übernommen werden. Manche Unternehmen legen im Arbeitsvertrag fest, ob Mitarbeitende dienstlich gesammelte Meilen oder Bonuspunkte privat nutzen dürfen.

Welche Reisekostenpauschalen sind bei Dienstreisen üblich?

Wenn Reisekosten anfallen, gibt es zwei Möglichkeiten, diese geltend zu machen, damit Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter nicht auf den Kosten sitzen bleiben.

Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber:

Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber: Nach der Dienstreise können Sie die Kosten gemäß den Reiserichtlinien abrechnen. In der Regel werden Ihnen die vollen Reisekosten erstattet, wenn Sie die Vorgaben des Unternehmens einhalten, beispielsweise

Flüge Economy oder Economy Plus
Bahnfahrten 1. Klasse oder 2. Klasse
Unterkunft bis zu einem bestimmten Preis pro Übernachtung
Flughafentransfer und Taxi von Anbietern wie SIXT ride
Verpflegung
Zusätzliche Kosten wie für Gepäckaufbewahrung, Schreibwaren, Internet etc.

Unternehmen gewähren eine Kilometerpauschale, wenn Mitarbeitende den eigenen Pkw für Dienstreisen nutzen. Diese entspricht meist der Kilometerpauschale von 0,30 EUR, die Arbeitnehmer steuerlich geltend machen können. Dienstreisende können im Taxi oder beim Flughafentransfer mit Anbietern von SIXT ride allerdings arbeiten oder sich auf das anstehende Meeting vorbereiten, während sie sich beim Autofahren voll und ganz auf den Verkehr konzentrieren müssen.

Reisekosten steuerlich geltend machen

Arbeitnehmer und Selbstständige können ihre Reisekosten bei der Einkommenssteuererklärung steuerlich geltend machen – allerdings nur in dem Umfang, wie die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber oder Auftraggeber steuerfrei erstattet wurden. Sammeln Sie daher die entsprechenden Belege für Ihre Steuererklärung:

Dokumentation von dienstlichen Fahrten im eigenen Pkw laut Fahrtenbuch
Belege für Taxi und Flughafentransfer
Belege für Verpflegung
Übernachtungskosten – nur für die Unterkunft, ohne Frühstück
Weitere Kosten wie Gepäckaufbewahrung, Telefonate, Schriftverkehr, Parkgebühren

Die deutschen Finanzbehörden haben Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsreisen festgelegt. Für Dienstreisen von 8–24 von Stunden in Deutschland und für den Tag der An- und Abreise beträgt die sogenannte „kleine Pauschale“ für den Verpflegungsmehraufwand 14 EUR, bei längeren Dienstreisen 28 EUR, wobei für die An- und Abreisetage ebenfalls nur die kleine Pauschale gewährt wird. Diese Pauschalen dürfen Unternehmen erstatten, ohne dass dafür Steuer und Sozialversicherungsabgaben anfallen. Gehen Ihre Kosten darüber hinaus, können Sie sie als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer steuerlich geltend machen.

Wann gelten Dienstreisen als Arbeitszeit?

In welchem Umfang Dienstreisen als Arbeitszeit gewertet werden, hängt von den Umständen ab. Wenn Sie während der Reise im Zug oder während des Flughafentransfers am firmeneigenen Laptop arbeiten, gilt dies als Arbeitszeit – insbesondere, wenn Ihnen Ihre Führungskraft gezielte Anweisungen gegeben hat, die Kundenpräsentation oder den Vertragsentwurf auf der Fahrt zu bearbeiten. Hierfür eignet sich die Fahrt im Taxi natürlich eher, als wenn Sie selbst das Auto lenken. Inwiefern die Fahrtzeiten schon Bestandteil der Dienstreise sind, ist nicht immer einfach zu bewerten. Manche Unternehmen regeln dies in Arbeitsverträgen oder Reiserichtlinien, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden. Dennoch beschäftigt das Thema immer wieder die Arbeitsgerichte

Was sind die Businessetikette auf Dienstreisen?

Viele Unternehmen legen großen Wert darauf, dass ihre Mitarbeitenden die interkulturellen Kompetenzen haben, damit sie auf Dienstreisen nach China, Japan, Indien und in die USA keine Fauxpas begehen. Doch auch innerhalb der EU gibt es große kulturelle Unterschiede zu beachten. Gerade wenn Geschäftspartner in Österreich, in der Schweiz und in Norditalien Deutsch sprechen, übersehen Deutsche die kulturellen Unterschiede leicht. Dies sind die am häufigsten gesuchten Länder für Geschäftsreiseanfragen:

Business-Knigge Schweiz

Auf Pünktlichkeit wird in der Schweiz Wert gelegt – kommen Sie deshalb rechtzeitig zum vereinbarten Termin. Begrüßen Sie Geschäftspartner stets mit ihrem Namen. Häufig wird in der Schweiz geduzt, lassen Sie sich dadurch jedoch nicht zu kumpelhaftem Verhalten verleiten. Wenn Sie sich vorstellen, nennen Sie Ihren Vornamen bzw. Vor- und Nachnamen. Akademische Titel werden eher nicht herausgestellt. Laut Business-Knigge für deutsche Unternehmer in der Schweiz ist der Umgangston in der Schweiz sehr zuvorkommend.

Business-Knigge Österreich

Trotz enger Nachbarschaft unterscheiden sich die Business-Etikette in Österreich und Deutschland. Stellen Sie sich mit Vor- und Nachnamen vor, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass Sie gleich per Du sind. Siezen Sie beim ersten Kontakt mit Geschäftspartnern deshalb. In Österreich ist es üblich, akademische Grade und Titel zu verwenden – sehen Sie sich daher die Titel auf den Visitenkarten oder den Signaturen der E-Mails genau an. Small Talk ist in Österreich üblich, wählen Sie aber unverfängliche Themen – die österreichische Küche und Landschaft bieten sich.

Business-Knigge Italien

In Italien sind zur Begrüßung zwar Küsschen auf die Wange üblich, Geschäftspartner in Italien begrüßen Sie aber am besten mit Handschlag. Was gilt es noch im Umgang mit italienischen Geschäftspartnern zu beachten? Titel sind in Italien ebenfalls wichtig, verwenden Sie daher die Titel auf der Visitenkarte oder in der E-Mail-Signatur Ihrer Ansprechpartner. Kommen Sie unbedingt gepflegt zum Geschäftstermin. Wählen Sie lieber etwas zu förmliche Kleidung, als zu leger aufzutreten. Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Geschäftsbeziehung aufzubauen. Sie haben eine Einladung zum Geschäftsessen erhalten? Prima! Sagen Sie unbedingt zu, denn das lohnt sich auch kulinarisch.

Gut gerüstet für Dienstreisen

Zwar sind Dienstreisen in Deutschland wieder im Kommen. Allerdings steigen die Menschen um: Laut Süddeutscher Zeitung verzichten immer mehr Dienstreisende auf das Flugzeug, insbesondere bei beruflichen Reisen im Inland. Besonders beliebt sind Mietwagen oder Anbieter wie SIXT ride, über die Sie neben Flughafentransfers auch ein Taxi buchen können. Bei SIXT ride können Sie ein Firmenkonto anlegen und somit private und dienstliche Fahrten gut trennen. SIXT ride bietet Ihnen auch den Vorteil, dass Sie sich auf der Fahrt auf Ihre Termine vorbereiten können.

Methodik

SIXT ride hat mithilfe externer Tools wie Ahrefs und anhand „Weitere Fragen“ analysiert, welche Fragen zum Thema Dienstreisen am häufigsten in Google eingegeben werden. Denn nach den langen Reisebeschränkungen sind sich viele Mitarbeitende und Selbstständige unsicher, wer für Flughafentransfer, Taxi, Unterkunft und Verpflegung aufkommt bzw. was sie steuerlich geltend machen können